マイナンバー制度の導入が近づいて来ましたが、企業側が「何をしたらいいの？」という質問を多く受けるようになりました。

　企業側が行う必要があることをまとめると次のようになります。

マイナンバーに関連する部門の体制整備

　マイナンバーを扱う場面は、入社や退職の手続きや源泉徴収票の作成、支払調書の作成などがあります。これらの書類を扱う部門や担当者は役割分担や実施スケジュールを明確ににしておく必要があります。

　複数の担当者が関係する場合も想定されますので、対応の漏れや連携がうまくいかない、などということがないようにしておくことが必要です。

マイナンバーの収集が必要な者の洗い出し

　誰からマイナンバーを収集しなければならないのかを明確にしておきます。対象として主なものは以下のとおりです。

1. 従業員と扶養家族
2. 弁護士、税理士、社労士など外部の専門家
3. 不動産の賃料や売買の仲介料などの支払先
4. 株主等配当などの支払先

マイナンバーの収集が必要な者への通知と収集

• マイナンバーは住民票上の住所に世帯全員分が送付されるので、現住所と住民票の住所が違っていないか、違っていれば異動の手続きの指示しておきましょう。
• 10月に通知される予定ですので、カードが住民票の世帯主のところに世帯全員分が書留で届くことと、そのカードを厳重に保管しておくことを通知しておきましょう。
• マイナンバーの管理の重要性や社内のルールを従業員に十分説明しておきましょう。
• マイナンバー収集の際には、利用目的を可能な限り明示しなければなりません。2015年12月末の在籍者については、年末調整の書類提出時に利用目的を明示して収集するのが良いと思われます。

マイナンバーの取り扱いに関した規程のの作成

• マイナンバーの取り扱いに関して方針を明確にした上で取扱い規程を作成します。

安全管理措置の検討

　従業員100人以下の企業でも情報漏えいを防止するため以下のような安全管理措置をとらなければならないとされています。

1. 組織体制の整備
2. マイナンバーの取扱状況と現状の記録
3. 情報漏洩にの発生などに備え、従業員から責任者への報告連絡体制などの整備
4. 責任者のマイナンバー取り扱い状況について定期点検
5. 経理・総務などの事務を取扱う担当者に対する監督・教育
6. マイナンバーを取り扱う区域の安全管理措置
7. マイナンバーが記録された書類を持ち出す場合の紛失・盗難を防ぐための安全対策
8. マイナンバーの削除・破棄したことの責任者の確認
9. 外部からの不正アクセスの防止対策
10. 情報漏洩の防止

社内システムの改修

　給与計算ソフトや人事労務ソフトのマイナンバー対応へのバージョンアップなど社内システムの改修が必要となります。

委託先の管理体制の確認・監督

　社労士や税理士など各種手続きを委託している場合、自社と同等の安全管理体制がとられているか確認・監督する必要があります。安全管理体制を確認し、安全管理に関する契約を締結しておきましょう。